WEBSITE SEARCH
Dịch Vụ
 
Download
Quản Lý Bán Hàng Trực Tuyến - WA
Quản Lý Bán Hàng - 140 MB
Quản Lý Hóa Đơn - 70 MB
Quản Lý Kho - 144 MB
Quản Lý Học Phí - WA
Quản Lý Cầu Đường - WA
Quản Lý Doanh Nghiệp
Chức Năng ERP
Thảo Luận Về ERP
Nghiệp Vụ Kế Toán
Bài Tập Kế Toán
Hỗ Trợ Phần Mềm
 
TƯ VẤN BÁO GIÁ
 Lưu Minh Trung
Skype
Skype Me™!
  Skype Me
Hotline: 0915.755.937
HỖ TRỢ KỸ THUẬT
 Trương Minh Hy
Skype
Skype Me™!
  Skype Me
Hotline: 0916.462.369
 Phạm Trung Hiếu
Skype
Skype Me™!
  Skype Me
Hotline: 0983.89.89.11
GÓP Ý VỀ PHỤC VỤ
 Ms Oanh - Di động: 0933.68.44.39
--------
Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo
 
TP. Hồ Chí Minh
122 Nguyễn Sỹ Sách, Phường 15, Quận Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh.


 
Long An
Số 3 Đường Số 3, KDC Kiến Phát, Phường 6, TP.Tân An, Long An.
Điện thoại: 0272.6504722

 Phần Mềm ERP
Quy trình lựa chọn hệ thống ERP

tu van doc lap trong trien khai erp Quy trình lựa chọn hệ thống ERP Ông Phạm Ngọc Hoàng Thanh đang làm việc tại Bộ phận Dịch vụ tư vấn về rủi ro hệ thống thông tin của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ kiểm toán công nghệ thông tin (CNTT)… Ông Thanh có hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai thực hiện các dự án CNTT sẽ chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn ERP.

ERP có phải đơn giản là lựa chọn một phần mềm?

Hiện nay, khi doanh nghiệp (DN) quan tâm tìm mua một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM hoặc một hệ thống kế toán, họ thường có khuynh hướng chỉ tập trung vào việc lựa chọn phần mềm. “Gói phần mềm nào có thể tạo ra được các báo cáo tôi cần?” là câu hỏi thường gặp khi các nhà quản lý tìm mua ERP. Thực tế, việc đánh giá và lựa chọn hệ thống ERP phức tạp hơn nhiều và chưa bao giờ là công việc dễ dàng.

Các vấn đề DN thường gặp phải khi lựa chọn hệ thống ERP là mục tiêu dự án không rõ ràng, tính năng hệ thống không đáp ứng yêu cầu, chi phí vượt quá ngân sách, lịch trình triển khai không diễn ra như dự tính, thậm chí còn làm ngưng trệ hoạt động kinh doanh của DN. Nhằm giúp DN tránh những vấn đề trên, bài viết này sẽ trình bày sơ lược các bước cơ bản trong quy trình lựa chọn hệ thống ERP.

Quy trình nào để DN chọn lựa hệ thống ERP?

Tùy theo điều kiện nội tại của từng DN, quy trình đánh giá, lựa chọn một hệ thống ERP cho các DN khác nhau là không giống nhau. Tuy nhiên, có những bước cơ bản có thể được áp dụng chung cho các DN như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu dự án triển khai ERP

Để xác định mục tiêu của dự án ERP, chúng ta thường bắt đầu từ những khó khăn thực tế trong việc quản lý kinh doanh của DN. Chính những khiếm khuyết của hệ thống quản lý hiện tại sẽ giúp DN nhận diện ra những mục tiêu và yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP.

Bên cạnh đó, mục tiêu của dự án còn được xác định dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh tổng thể của DN, bao gồm các chiến lược phát triển trong ngắn hạn và dài hạn. Nếu chiến lược kinh doanh DN đặt ra càng dài hạn thì đời sống hữu ích của hệ thống ERP càng lâu, nguy cơ thay đổi và chỉnh sửa hệ thống ERP càng được giảm thiểu.

Thực tế, nhiều DN hiện nay có mục tiêu khá mơ hồ về dự án triển khai ERP và không đưa ra được các lý do hay mục đích cụ thể để triển khai ERP. Chính vì những mục tiêu mơ hồ này mà kết quả dự án triển khai ERP sau đó của nhiều DN cũng mơ hồ theo. Thông thường, mục tiêu của dự án ERP nên được giao cho một nhóm đánh giá, lựa chọn ERP tổ chức triển khai thực hiện.

Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống

ERP là một cấu phần của hệ thống, cùng với quy trình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, chính sách quản lý, phần cứng và mạng, tạo thành hệ thống thông tin quản lý DN. Việc lựa chọn ERP nào để triển khai cần phải xem xét sự thích ứng và đồng bộ giữa các cấu phần này với nhau. Để xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý, chúng ta thường đánh giá dựa trên 4 yếu tố cơ bản sau:

Quy trình kinh doanh: cần tìm hiểu và nhận diện quy trình kinh doanh từ các phòng, ban và đơn vị thành viên trong DN. Hệ thống ERP nào có khả năng đáp ứng càng nhiều yêu cầu quản lý từ quy trình kinh doanh càng được đánh giá cao khi xem xét lựa chọn ERP.

Cơ cấu tổ chức: cần xác định rõ sơ đồ tổ chức hiện tại và tương lai, vai trò trách nhiệm của các phòng, ban và bản mô tả công việc các vị trí trong DN.

Hệ thống: bao gồm việc xác định hiện trạng về phần cứng, phần mềm, sự giao tiếp dữ liệu giữa các ứng dụng hiện có và hệ thống mạng nối kết giữa các phòng, ban, đơn vị với nhau.

Chính sách kinh doanh: bao gồm quy định về đặt hàng, quản lý hạn mức tín dụng và các tiêu chí đánh giá hiệu năng công việc.

Thông qua việc xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý ở trên, DN sẽ tìm ra các điểm yếu, điểm tắc nghẽn thông tin trong hệ thống hiện tại; nhận diện các vấn đề khó khăn và thách thức của hệ thống mà nó có khả năng gây ảnh hưởng xấu đến sự thành công chung của DN. Tùy trường hợp, DN còn có thể mở rộng tổ chức khảo sát, đánh giá hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại. Trên cơ sở đó, giúp nhận diện các cơ hội để cải thiện hiệu năng làm việc và đưa ra hướng xử lý cho các vấn đề khó khăn và thách thức hiện tại trên hệ thống ERP mới mà DN sắp sửa chọn để triển khai.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu

Dựa trên mục tiêu của dự án và hiện trạng chi tiết về hệ thống được xác định ở 2 bước trên, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ tổ chức thảo luận, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu. Hồ sơ này bao gồm 2 nội dung chính:

Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ.

Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu kỹ thuật, hệ thống.

Thông thường, phòng CNTT có trách nhiệm chính trong việc đưa ra các yêu cầu cụ thể về mặt kỹ thuật cho hệ thống nhằm giúp cho ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và mạng máy tính hiện có. Trong khi đó, các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên có nhiệm vụ xác định những yêu cầu nghiệp vụ cụ thể về quy trình quản lý ở đơn vị mình.

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá

Sau khi hoàn tất hồ sơ mô tả các yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật, đội đánh giá, lựa chọn ERP sẽ xây dựng phương pháp và các tiêu chí đánh giá hệ thống ERP. Bên cạnh các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng, các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu phi chức năng như ngân sách và lịch trình dự án cũng được xem xét. Song song với các tiêu chí đánh giá là những trọng số cho biết mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Các tiêu chí đánh giá và trọng số thường được trình bày thành bảng tiêu chí đánh giá phần mềm.

Bên cạnh đó, các tiêu chí đánh giá năng lực của nhà cung cấp cũng được chuẩn bị. Tiêu chí này thường bao gồm các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả năng tổ chức huấn luyện người dùng, khả năng chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo hành hệ thống và nâng cấp phiên bản cập nhật do những thay đổi theo luật định.

Bảng tiêu chí đánh giá phần mềm và đánh giá năng lực nhà cung cấp là cơ sở quan trọng để DN có được quyết định lựa chọn ERP khách quan, công bằng và nhanh chóng.

Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP

Sau khi hồ sơ yêu cầu dự thầu được gửi đi, thường vài tuần sau các nhà cung cấp sẽ nộp bảng trả lời cho yêu cầu dự thầu và hồ sơ dự thầu chính thức. Nhóm đánh giá, lựa chọn ERP sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và cho điểm các bảng trả lời của nhà cung cấp. Việc đánh giá, tính điểm sẽ dựa trên cơ sở từ bảng tiêu chí đánh giá được nêu ở bước 4.

Dựa trên kết quả tính điểm này, nhóm đánh giá ERP sẽ chọn ra từ 3 đến 5 nhà cung cấp ERP để mời đến trình diễn phần mềm (demo). Đây là cơ hội tiếp xúc, chất vấn trực tiếp giữa nhóm đánh giá ERP với các nhà cung cấp ERP nhằm xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của các hệ thống ERP đối với yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật và yêu cầu khác đã được DN xác định.

Trong các tình huống nghiệp vụ phức tạp, nhóm đánh giá ERP có thể phải chuẩn bị các tình huống sử dụng, dùng kiểm tra xem cách thức xử lý của các hệ thống ERP (thực hiện tại buổi demo phần mềm) để xem có đáp ứng được yêu cầu của DN hay không. Sau khi kết thúc, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng tổng kết trên phiếu đánh giá kết quả demo của các nhà cung cấp.

Sau cùng, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng so sánh giữa yêu cầu của DN với những giải pháp cung ứng từ các nhà cung cấp cũng như lập biểu đồ so sánh khả năng đáp ứng yêu cầu giữa các nhà cung cấp với nhau, để từ đó đưa ra đề xuất lựa chọn ERP phù hợp.

Bước 6: Đề xuất và quyết định chọn lựa ERP

Dựa trên kết quả thực hiện ở bước 5, nhóm đánh giá ERP sẽ có văn bản trình bày các đề xuất chọn lựa, trình lên ban lãnh đạo DN để lấy ý kiến phê duyệt. Kết thúc việc đánh giá, chọn lựa ERP và có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo DN, đội đánh giá dự án ERP sẽ bắt tay vào chuẩn bị lộ trình triển khai dự án ERP.

Những điểm cần lưu ý khi áp dụng quy trình:

Ngoài việc đánh giá năng lực của các nhà cung cấp dựa trên hồ sơ dự thầu hay thông qua buổi demo trình diễn phần mềm của nhà cung cấp ERP, nhóm đánh giá ERP nên đến nơi làm việc của họ để có thông tin đánh giá chính xác hơn. Hãy gặp gỡ những người mà có thể bạn sẽ cùng làm việc với họ trong dự án triển khai ERP và xem các tiện nghi làm việc của họ. Liệu họ có đủ nguồn lực và tài năng cần thiết cho việc triển khai ERP tại DN bạn hay không?

Bên cạnh đó, nhóm đánh giá, lựa chọn ERP cần có sự tham gia của những cá nhân đại diện cho các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên trong DN. Người đứng đầu nhóm đánh giá này phải là thành viên trong ban lãnh đạo DN để có thể báo cáo trực tiếp cho giám đốc điều hành. Nhiều DN đã sai lầm khi thành lập nhóm đánh giá dự án chỉ là các cán bộ phòng CNTT và giao hết việc đánh giá ERP cho mỗi phòng CNTT thực hiện. Sự tham gia của đại diện các phòng, ban này trong nhóm đánh giá dự án ERP sẽ giúp họ hiểu thêm về công việc của các phòng, ban khác, từ đó giúp họ hiểu được sự quan trọng của việc chia sẻ và tích hợp thông tin trong toàn DN, làm tiền đề tốt cho việc triển khai ERP sau này.

Việc nhận biết một cách chính xác các bước công việc trong quy trình đánh giá, lựa chọn ERP, chuẩn bị thật kỹ lưỡng và tuân thủ các kế hoạch đánh giá có thể giúp DN chọn lựa được một hệ thống ERP thích hợp và hiệu quả. Các DN có thể tự thực hiện quy trình đánh giá, lựa chọn ERP hoặc thuê DN tư vấn độc lập bên ngoài để hỗ trợ thực hiện quá trình này.

EAC Viet Nam



CÁC NỘI DUNG KHÁC

 
Trang Chủ   |    Giới Thiệu   |    Sản Phẩm   |    Diễn Đàn   |    Liên Hệ   |    Tin Tức

Copyright © Perfect Software Co.,Ltd, 2005. All Rights Reserved

Site info
perfect.com.vn
Cài đặt toolbar